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INFORMATIVA PRIVACY - WHISTLEBLOWING
ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 679/2016 relativa al trattamento di dati personali nell’ambito della segnalazione di violazioni di cui al D.lgs.24/23
Cari Colleghi,
ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (General Data Protection Regulation, di seguito “GDPR”) e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, Vi informiamo che i dati personali trattati dalla nostra Società, nell’ambito della gestione delle segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato, ricevute tramite gli appositi canali di segnalazione interni messi a disposizione dalla Società ai sensi del D.lgs. 24/2023, saranno trattati, nel rispetto della normativa sopra richiamata e conformemente ai principi di correttezza, liceità e trasparenza da personale autorizzato dalla Società ai sensi dell’articolo 29 del GDPR e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 196/2003).
- Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati
Titolare del trattamento dei dati personali è IOC S.p.A. (di seguito anche “Società” o “Titolare”) con sede legale in Giussano (MB), Via dell’Artigianato 12.
La Società ha inoltre provveduto a nominare il Responsabile Della Protezione Dei Dati (RPD/DPO- Data Protection Officer), nominato ai sensi degli artt. 37 – 39 del Reg. UE 2016/679 di cui riportiamo di seguito i contatti: b.anzani@studioanzani.it
- Finalità del trattamento e base giuridica
I dati personali sono trattati per la gestione delle segnalazioni interne di presunte violazioni, ovvero di comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l’integrità dell'ente privato, definiti dall’art. 2 co. 1 lett. a) del d.lgs. 24/23, delle quali la Persona Segnalante sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di collaborazione con il Titolare.
I dati personali trattati sono quelli contenuti nella segnalazione interna, e/o in atti e documenti a questa allegati, e possono riferirsi sia alla Persona Segnalante sia alle Persone coinvolte, indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a coloro che sono a vario titolo coinvolti nelle segnalazioni.
I dati personali possono essere altresì trattati per lo svolgimento delle necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, per l’adozione di adeguate misure correttive e l’introduzione di opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle violazioni. La base giuridica che legittima il trattamento dei dati personali è rappresentata dall’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (Art. 6 comma 1, lett. c) del GDPR), nello specifico previsto dal D.lgs. 165/2001, dal D.lgs. 231/2001, dalla L. 179/2017 e dal D.lgs. 24/2023; il trattamento potrà eventualmente riguardare anche dati particolari e dati relativi a condanne penali e reati inclusi nelle segnalazione secondo quanto disposto dagli agli articoli 9 e 10 del GDPR.
- Categorie di destinatari dei dati
I dati personali forniti saranno trattati: dal DPO, in qualità di soggetto autorizzato al trattamento dal Titolare, per dare seguito e riscontro alle segnalazioni ricevute, in ottemperanza a quanto previsto dal D. Lgs 24/2023 e dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi dell’art. 6 del D. Lgs. 231/01.
Nel caso in cui la Società affidi ad un soggetto terzo l’incarico di gestione del canale di segnalazione, i suddetti dati personali saranno tratti da tale soggetto in qualità di Responsabile del trattamento designato dal Titolare ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Tali dati saranno trattati esclusivamente per il tramite di personale espressamente autorizzato e nel rispetto di quanto previsto dal D.lgs. n. 24/2023.
I dati personali non saranno soggetti a diffusione ma potranno, se del caso, essere trasmessi all’Autorità Giudiziaria. Nessuno dei dati raccolti sarà trasferito verso Paesi Terzi, intesi quali Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora la segnalazione sia esterna e venga presentata, come previsto dagli artt. 6 e 7 del d.lgs. 24/2023, all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), le informazioni relative al trattamento dei dati personali verranno fornite dall’Autorità stessa mediante gli appositi canali.
- Criteri dei tempi di conservazione
Le segnalazioni interne e la relativa documentazione saranno conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del presente d.lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del GDPR e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018. Decorso il periodo massimo di cinque anni le informazioni riferite alla segnalazione potranno essere conservate dalla Società al fine di garantire e preservare il proprio diritto di difesa e dare prova, ove richiesto, della corretta gestione delle segnalazioni ricevute. In tal caso i dati personali riferiti sia alla Persona Segnalante sia alle Persone coinvolte, indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a coloro che sono a vario titolo coinvolti nelle segnalazioni saranno anonimizzati.
- Modalità di trattamento dei dati
Il trattamento dei dati personali verrà effettuato esclusivamente da personale espressamente autorizzato, con modalità tali da garantire la riservatezza dell’identità della Persona Segnalante e del contenuto delle segnalazioni interne e della relativa documentazione, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali. Al fine di garantire la riservatezza della Persona Segnalante per tutta la durata della gestione della segnalazione interna, l’identità della stessa sarà conosciuta dai soggetti espressamente autorizzati alla gestione alle segnalazioni. Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del c.c ovvero, ove applicabile, nell’ambito del procedimento penale e nei modi e limiti di quanto previsto dall’art. 329 c.p.p., l’identità della Persona Segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Pertanto, fatte salve le citate eccezioni, l’identità della Persona Segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso, e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.
- Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali della persona Segnalante è facoltativo. Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione: le segnalazioni anonime, infatti, verranno prese in considerazione solo ove si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.
- Diritti degli interessati
I diritti di cui agli articoli 15-22 del GDPR possono essere esercitati, nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies, co. 3, del d.lgs. n. 196/2003, rivolgendosi al Titolare o al DPO mediante i contatti sopra indicati. In particolare, i diritti sopra individuati non possono essere esercitati con richiesta al Titolare o al DPO , ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del GDPR all’Autorità Garante, qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte. L‘esercizio dei suddetti diritti può, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo dal Titolare, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi della Persona Segnalante, della Persona coinvolta o delle persone a vario titolo coinvolti nelle segnalazioni. In tali casi, ai sensi dell’art. 2-undecies, co. 3, del decreto legislativo n. 196/2003 l’Interessato ha facoltà di esercitare i succitati diritti tramite l’Autorità Garante con le modalità di cui all’art. 160 del predetto decreto legislativo. Nei casi in cui si ritenga che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, è possibile proporre reclamo all’Autorità Garante, come previsto dall'art. 77 del GDPR stesso (con esclusione delle limitazioni all’esercizio dei diritti sopra riportate e previste dall’art. 2-undecies, co. 3, del d.lgs. n. 196/2003), o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR).
